POLITIQUE DE GOUVERNANCE SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Mise à jour en août 2023

TABLE DES MATIERES

PRÉAMBULE

OBJECTIFS
RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
COLLECTE
UTILISATION
COMMUNICATION
CONSERVATION
DESTRUCTION
ÉVALUATION DES FACTEURS RELATIFS À LA VIE PRIVÉE
DEMANDE D’ACCÈS OU DE RECTIFICATION
INCIDENTS DE CONFIDENTIALITÉ
À LA SUITE D'UN AVIS JURIDIQUE REÇU EN 2011
PROCESSUS DE TRAITEMENT DES PLAINTES EN LIEN AVEC LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
COORDONNÉES DE LA RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
ENTRÉE EN VIGUEUR DE LA POLITIQUE
SIGNATURE DE LA POLITIQUE

LES ANNEXES

ANNEXE 1 - POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ LORS D’UNE COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS PAR UN MOYEN TECHNOLOGIQUE
ANNEXE 2 - PROCÉDURE DE NUMÉRISATION
ANNEXE 3 - TECHNIQUES DE DESTRUCTION DÉFINITIVE DE DOCUMENTS
ANNEXE 4 - REGISTRE DES INCIDENTS DE CONFIDENTIALITÉ
ANNEXE 5 - PROCÉDURE DE TRAITEMENT DES PLAINTES EN LIEN AVEC LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
ANNEXE 6 - TABLEAU DU CODE D'ÉTHIQUE INCLUANT L'ENGAGEMENT À SIGNER
ANNEXE 7 - AUTORISATION EXTRAITE DE LA FICHE D'INSCRIPTION
ANNEXE 8 - AUTORISATION À COMMUNIQUER DES RENSEIGNEMENTS CONTENUS AU DOSSIER D'UN ENFANT

PRÉAMBULE

La Politique de gouvernance sur la protection des renseignements personnels (ci-après « la Politique ») est adoptée en application de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, c. P-39.1 (ci-après « Loi sur le privé »).

Les Services de Garde La Petite École (ci-après « CPE ») est une personne morale à but non lucratif qui traite des renseignements personnels dans le cadre de ses activités. Il est donc assujetti à la Loi sur le privé.

Dans le cadre de ses activités, le CPE doit collecter, utiliser et conserver des renseignements personnels en vertu de la Loi sur les services de garde éducatifs à l’enfance, du Règlement sur les services de garde éducatifs à l’enfance, du Règlement sur la contribution réduite ainsi que des directives et instructions du ministère de la Famille.

Cette Politique s’applique au CPE, ce qui inclut notamment les membres de son personnel, les membres du conseil d’administration, les stagiaires et bénévoles, le cas échéant, ainsi qu’à toute personne qui, autrement, fournit des services pour le compte du CPE.

Elle s’applique pour tous les renseignements personnels collectés, utilisés et conservés par le CPE, et ce, peu importe leur forme. La Politique vise les renseignements personnels contenus dans tous les types de documents physiques ou numériques, au sens large, que leur forme soit écrite, graphique, sonore, visuelle, informatisée ou autre. Un renseignement personnel est défini comme étant tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier. Elle s’applique également à l’égard du site internet du CPE.

Les ANNEXES font partie intégrante de la Politique.

1. OBJECTIFS

La présente Politique décrit les normes de collecte, d'utilisation, de communication et de conservation des renseignements personnels afin d’assurer la protection de ces renseignements. Elle explique également les rôles et les responsabilités des membres du personnel du CPE tout au long du cycle de vie de ces renseignements et un processus de traitement des plaintes relatives à la protection de ceux-ci. Par la signature de la déclaration «d’Engagement Qualité» par notre corporation, nous confirmons l’importance d’établir des procédures écrites concernant nos pratiques.

2. RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Dans le cadre de ses activités, le CPE peut recueillir et traiter différents types de renseignements personnels, y compris :

des renseignements d’identité, comme un nom ou un prénom, âge, date de naissance;
des coordonnées de contact, une adresse, une adresse électronique et un numéro de téléphone;
des renseignements nécessaires lors de l’inscription d’un enfant au CPE, notamment la fiche d’inscription, l’entente de service, le numéro de sécurité sociale, les coordonnées bancaires pour le débit préautorisé, etc.;
des renseignements nécessaires à la constitution du dossier des parents qui font une demande d'admissibilité à la contribution réduite tels que la demande de contribution réduite, le certificat, l’acte de naissance ou le document établissant la citoyenneté canadienne du parent et le certificat ou l’acte de naissance de l’enfant, les correspondances avec le parent, etc.;
des renseignements nécessaires durant la fréquentation d’un enfant, notamment les fiches d’assiduité, les rapports d’incident, les documents en lien avec l’administration de médicaments, les directives d’un parent en lien avec les restrictions alimentaires de son enfant, le cas échéant, etc.;
des renseignements nécessaires à la constitution du dossier éducatif d’un enfant, notamment le portrait périodique;
des renseignements relatifs aux membres du personnel, stagiaires ou bénévoles du CPE, notamment les dossiers du personnel, les certificats de formation, les documents relatifs à la vérification des empêchements, etc.;
tout autre renseignement personnel nécessaire dans le cadre de ses activités.

3. COLLECTE

Le CPE collecte des renseignements personnels notamment auprès des parents, des enfants qui fréquentent le CPE et de son personnel.

De façon générale, le CPE collecte les renseignements personnels directement auprès de la personne concernée et avec son consentement, sauf si une exception est prévue par la loi.

Le consentement peut être obtenu de façon implicite dans certaines situations, par exemple, lorsque la personne décide de fournir volontairement ses renseignements personnels dans le cadre volontaire des activités du CPE, tels que lors de l’inscription d’un enfant ou lors d’une embauche.

Dans tous les cas, le CPE ne collecte des renseignements personnels que s’il a une raison valable de le faire. De plus, la collecte ne sera limitée qu’aux renseignements nécessaires dont il a besoin pour remplir l’objectif visé.

À moins d’une exception prévue par la loi, le CPE demandera le consentement de la personne concernée avant de collecter des renseignements personnels qui la concernent auprès d’un tiers.

Considérant que le CPE collecte des renseignements personnels par un moyen technologique, il s’est doté d’une Politique de confidentialité disponible à l’ANNEXE 1.

4. UTILISATION

Le CPE s’engage à utiliser les renseignements personnels en sa possession uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis et pour lesquels la loi l’autorise à les utiliser. Il peut toutefois les recueillir, les utiliser ou les divulguer sans le consentement de la personne visée lorsque cela est permis ou exigé par la loi.

Dans certaines circonstances particulières, le CPE peut recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels sans que la personne concernée en soit informée ou qu’elle n’ait donné son consentement. De telles circonstances sont réunies notamment lorsque, pour des raisons juridiques, médicales ou de sécurité, il est impossible ou peu probable d’obtenir son consentement, lorsque cette utilisation est manifestement au bénéfice de cette personne, lorsque cela est nécessaire pour prévenir ou détecter une fraude ou pour tous autres motifs sérieux.

Le CPE limite l’accès des membres du personnel et du conseil d'administration aux seuls renseignements personnels et connaissances de nature personnelle qui sont nécessaires à l'exercice de leur fonction.

5. COMMUNICATION

En principe, le CPE ne peut communiquer les renseignements personnels qu’il détient sur une personne sans le consentement de celle-ci.

Toutefois, le CPE peut communiquer à un tiers des renseignements personnels sans le consentement de la personne concernée lorsque la communication est due à une exigence réglementaire ou légale ou lorsque la Loi sur le privé ou toute autre loi le permet.

La confidentialité doit être respectée en tout temps dans nos divers échanges :

Entre le personnel éducateur;
Dans les échanges avec les parents;
Lors des rencontres d’équipes et administratives;
Avec tous les intervenants en lien avec notre corporation et les médias.

Dans tous les autres cas, la transmission des renseignements contenus dans le dossier d’un enfant, d’un employé ou d’un administrateur de la corporation nécessite le consentement écrit à moins qu’une loi nous impose une autre directive.

6. CONSERVATION

Conservation

Dans le cadre de ses activités, le CPE doit conserver de nombreux documents comportant des renseignements personnels.

Certains documents doivent être conservés pendant une durée prescrite par soit la Loi sur les services de garde éducatifs à l’enfance, le Règlement sur les services de garde éducatifs à l’enfance, le Règlement sur la contribution réduite ainsi par des directives et instructions du ministère de la Famille.

Qualité des renseignements personnels

Le CPE s’assure de la qualité des renseignements personnels qu’il détient. En ce sens, les renseignements personnels conservés sont à jour, exacts et complets pour servir aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis ou utilisés.

La mise à jour constante des renseignements personnels n’est pas nécessaire, sauf si cela est justifié par les fins pour lesquelles ce renseignement est recueilli. Cependant, si les renseignements doivent servir à une prise de décision, ils doivent être à jour au moment de celle-ci.

Documents physiques et numériques

Selon la nature des renseignements personnels, ceux-ci peuvent être conservés aux bureaux du CPE, dans divers systèmes informatiques du CPE ou de ses fournisseurs de services ou dans les installations d’entreposage du CPE. Les documents papiers sont conservés dans des classeurs sous clé.

Mesures de sécurité

La sécurité et la protection des renseignements personnels sont importantes pour le CPE. Le CPE met en place des mesures de sécurité afin que les renseignements personnels demeurent strictement confidentiels et soient protégés contre la perte ou le vol et contre tout accès, communication, copie, utilisation ou modification non autorisée.

Ces mesures de sécurité peuvent notamment comprendre des mesures organisationnelles telles que la restriction des accès à ce qui est nécessaire; la sauvegarde et l’archivage des données au moyen d’un système externe, etc., et des mesures technologiques comme l’utilisation de mots de passe et de chiffrement (par exemple, le changement de mots de passe et l’utilisation de pare-feu).

Numérisation des documents

Dans l’éventualité où le CPE désire détruire les documents originaux à la suite de leur numérisation, il respecte les conditions suivantes :

L’information contenue dans les documents numérisés n’a pas été altérée et elle a été maintenue dans son intégralité;
La numérisation ainsi que le support pour conserver les documents numérisés doit assurer la stabilité et la pérennitédes documents.

Le CPE choisit un support ou une technologie sur lequel il conserve ses documents qui lui permet de respecter ces conditions.

Lorsque le CPE effectue une numérisation de document, il applique la procédure prévue à l’ANNEXE 2.

7. DESTRUCTION

La destruction des documents d’origine contenant des renseignements personnels ou confidentiels est faite de façon sécuritaire.

Le CPE utilise des techniques de destruction définitive de documents adaptées au niveau de confidentialité du document à détruire.

Il se réfère à l’ANNEXE 3 pour les techniques de destruction définitive de documents.

8. ÉVALUATION DES FACTEURS RELATIFS À LA VIE PRIVÉE

Le CPE doit procéder à une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) pour tout projet d’acquisition, de développement et de refonte de système d’information ou de prestation électronique de services impliquant des renseignements personnels.

L’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée réalisée devra être proportionnée à la sensibilité des renseignements concernés, à la finalité de leur utilisation, à leur quantité, à leur répartition et à leur support.

Le CPE peut s’aider du guide développé par la Commission d’accès à l’information « Guide d’accompagnement - Réaliser une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée » pour réaliser l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée, le cas échant.

9. DEMANDE D’ACCÈS OU DE RECTIFICATION

Toute personne peut faire une demande d’accès ou de rectification concernant les renseignements personnels détenus par le CPE.

La personne concernée doit soumettre une demande écrite à cet effet à la Responsable de la protection des renseignements personnels du CPE.

Sous réserve de certaines restrictions légales, les personnes concernées peuvent demander l’accès à leurs renseignements personnels détenus par le CPE et en demander leur correction dans le cas où ils sont inexacts, incomplets ou équivoques.

La Responsable de la protection des renseignements personnels du CPE doit répondre par écrit à ces demandes dans les 30 jours de la date de réception.

10. INCIDENTS DE CONFIDENTIALITÉ

Les incidents de confidentialité

Un incident de confidentialité correspond à un accès non autorisé par la loi à un renseignement personnel, à son utilisation ou à sa communication, de même que sa perte ou toute autre forme d’atteinte à sa protection.

Le CPE, s’il a des motifs de croire que s’est produit un incident de confidentialité impliquant un renseignement personnel qu’il détient prend les mesures raisonnables pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé et éviter que de nouveaux incidents de même nature ne se produisent.

En cas d’incident de confidentialité, le CPE procède à l’évaluation du préjudice. Cette évaluation tient compte notamment des éléments suivants : la sensibilité des renseignements personnels concernés; les utilisations malveillantes possibles des renseignements et les conséquences appréhendées de l’utilisation des renseignements et la probabilité qu’ils soient utilisés à des fins préjudiciables.

Quand l’incident présente le risque qu’un préjudice sérieux soit causé aux personnes dont les renseignements sont concernés, le CPE avise par écrit :

La Commission d’accès à l’information via le formulaire d’avis prescrit ;
La ou les personnes concernées. L’avis doit permettre de la renseigner adéquatement sur la portée et les conséquences de l’incident.
Cet avis doit contenir :
Une description des renseignements personnels visés par l’incident. Si cette information n’est pas connue, l’organisation doit communiquer la raison justifiant l’impossibilité de fournir cette description.
Une brève description des circonstances de l’incident;
La date ou la période où l’incident a eu lieu, ou une approximation de cette période si elle n’est pas connue;
Une brève description des mesures prises ou envisagées pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé à la suite de l’incident;
Les mesures proposées à la personne concernée afin de diminuer le risque qu’un préjudice lui soit causé ou d’atténuer celui-ci;
Les coordonnées d’une personne ou d’un service avec qui la personne concernée peut communiquer pour obtenir davantage d’informations au sujet de l’incident.

Registre des incidents de confidentialité

Le CPE tient un registre des incidents de confidentialité prévu à l’ANNEXE 4.

Le registre collige l’ensemble des incidents de confidentialité impliquant un renseignement personnel :

ceux ne présentant pas de risque de préjudice sérieux et;
ceux présentant un risque de préjudice sérieux.

Les renseignements contenus au registre des incidents de confidentialité sont tenus à jour et conservés pendant une période minimale de cinq (5) ans après la date ou la période au cours de laquelle le CPE a pris connaissance de l’incident.

11. À LA SUITE D'UN AVIS JURIDIQUE REÇU EN 2011

Lorsqu'une demande d'un avocat en lien avec des informations relatives à un enfant fréquentant le service de garde nous est adressée afin de se protéger et de respecter les règles de confidentialité,

Lorsqu'une demande d'un avocat en lien avec une demande d'obtention de document lors d'un interrogatoire, l'employé visé devrait exiger d'être assigné par subpoena duces tecum (Ordre de la Cour d'apporter avec vous des documents) et de transporter tout document comportant des renseignements personnels et confidentiels dans une enveloppe scellée pour témoigner à la Cour.

PAR LA SUITE:

Une demande d'être relevé de notre devoir de confidentialité devrait être présentée au Tribunal (demande verbale lors du témoignage) afin de permettre à tout intervenant de révéler des éléments dont il a été personnellement témoin.

AINSI:

Tous respecteront le Code d'éthique adopté par Les Services de garde La Petite École Inc. et l'ultime décision sur le caractère confidentiel ou non des informations demandées appartiendra au Tribunal qui a le pouvoir de relever de tout devoir de réserve et/ou de confidentialité.

DONC EN AUCUN TEMPS:

L'employé ne devrait jamais révéler quelques informations de nature confidentielles que ce soit, à quelque tiers que ce soit, tant et aussi longtemps que le Tribunal ne l'aura pas relevé de son devoir de confidentialité.

12. PROCESSUS DE TRAITEMENT DES PLAINTES EN LIEN AVEC LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Toute personne concernée par l’application de la présente Politique peut porter plainte concernant l’application de la présente Politique ou, plus généralement, concernant la protection de ses renseignements personnels par le CPE.

La procédure de traitement de plainte relative à la protection des renseignements personnels est prévue à l’ANNEXE 5

13. COORDONNÉES DE LA RESPONSABLE DE LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

La Responsable de la protection des renseignements personnels du CPE, Geneviève Demers, peut être contactée par téléphone au 819 367-2248 poste 2325 ou par courriel au genevieve.demers@cpelapetiteecole.com

Il est possible de communiquer avec la Responsable de la protection des renseignements personnels du CPE pour toute question en lien avec l’application de la présente Politique en matière de protection des renseignements personnels.

14. ENTRÉE EN VIGUEUR DE LA POLITIQUE

La Politique entre en vigueur le 22 août 2023.

La Politique a été approuvée par le conseil d’administration des Services de garde La Petite École Inc. et la Responsable de la protection des renseignements personnels.

Cette politique sur la confidentialité des renseignements personnels sera disponible à toutes les personnes relevant de la corporation dans nos cartables de politique et sera acheminé par courriel à tous les parents utilisateurs au mois de septembre.

S’il modifie la présente Politique, le CPE rend disponible la Politique tel que modifiée.

15. SIGNATURE DE LA POLITIQUE

Le personnel et les administrateurs de la corporation s’engagent en tout temps à respecter la politique sur la confidentialité des renseignements personnels, et ce, de façon rigoureuse dans l’objectif de respect, de professionnalisme et d’éthique.

La présente politique a été adoptée par le conseil d’administration en janvier 1997. Elle a été révisée en août 2023.

LES ANNEXES

ANNEXE 1 - POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ LORS D’UNE COLLECTE DE RENSEIGNEMENTS PERSONNELS PAR UN MOYEN TECHNOLOGIQUE

Le CPE s’engage à assurer la protection et la confidentialité des renseignements personnels que vous fournissez ou que nous recueillons lorsque vous visitez notre site Internet ou interagissez avec nous par moyen technologique. À cet égard, la présente politique de confidentialité (ci-après la « Politique ») vise à vous informer des renseignements personnels collectés, des fins pour lesquelles ceux-ci sont recueillis, des communications qui pourraient être effectuées et, de manière générale, des mesures de protection mises en place. Elle traite également du recours à des témoins de connexion, le cas échéant.

La Politique de confidentialité est adoptée en application de l’article 8.2 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, c. P-39.1 (ci-après « Loi sur le privé »).

Consentement

Si vous utilisez notre site internet ou nos services ou si vous soumettez vos renseignements personnels au CPE, vous serez réputé avoir donné votre consentement aux fins énoncées ci-après, pour lesquelles le CPE recueille et utilise vos renseignements personnels.

Usage de cookies (ci-après « témoins de connexion »)

Le CPE ne peut transmettre vos renseignements personnels à d’autres organisations qu’avec votre consentement. Nous pourrions communiquer vos renseignements personnels sans votre consentement si la loi nous y oblige ou le permet, mais le cas échéant, nous ne fournirons que les renseignements qui sont exigés.

Stockage et sécurité

Tous les renseignements personnels que vous fournissez au CPE sont conservés sur des serveurs sécurisés, à accès restreint du CPE. Le CPE prend les moyens techniques raisonnables pour assurer un environnement sécuritaire et protéger vos renseignements personnels, tels que : barrières coupe-feu, usage d’antivirus, gestion des accès, détection des intrusions, copie de sauvegarde régulière. Cependant, étant donné la nature même du réseau public qu’est l’internet, vous reconnaissez et acceptez que la sécurité des transmissions via internet ne puisse être garantie. En conséquence, CPE ne peut garantir ni n’assume aucune responsabilité pour toute violation de confidentialité, piratage, virus, perte ou altération des données transmises par Internet.

Conservation

Le CPE utilise et conserve vos renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire afin de satisfaire les finalités pour lesquelles ils ont été recueillis, ou comme la loi le permet ou l’exige.

Le CPE se réserve le droit de détenir, pour une durée raisonnable, certains renseignements personnels pour se conformer à la loi, prévenir la fraude, résoudre une réclamation ou certains autres problèmes s’y rattachant, coopérer à une enquête et pour tout autre acte permis par la loi. À l’expiration de ce délai, vos renseignements personnels seront délestés des serveurs du CPE.

Liens externes

La présente Politique ne s’applique pas aux sites internet de tiers auxquels il est possible d’accéder en cliquant sur des liens qui se trouvent sur le présent site internet, et le CPE n’est nullement responsable à l’égard de tels sites internet de tiers. Le CPE ne fait aucune représentation concernant tout autre site auquel vous pourriez avoir accès à partir du présent site. Si vous suivez un lien vers un site Web de tiers, celui-ci disposera de ses propres politiques sur la protection des renseignements personnels que vous devrez examiner avant de soumettre des renseignements personnels.

Dans le cours de l'usage du site CPE, vous pourriez être amené à consulter d'autres sites web de tiers, via des hyperliens. Cependant, le CPE n'est pas responsable des pratiques, politiques ou actes de ces tiers en ce qui a trait à la protection de vos renseignements personnels. Nous vous recommandons donc de lire attentivement l'énoncé sur la protection des renseignements personnels apparaissant sur ces sites afin de pouvoir déterminer de manière éclairée dans quelle mesure vous souhaitez ou non utiliser ces sites compte tenu de leurs pratiques en matière de protection des renseignements personnels.

De plus, un lien vers un tel site ne signifie pas que le CPE recommande ce site tiers ou qu’elle assume une quelconque responsabilité quant à son contenu ou à l’usage qui peut en être fait. Il vous incombe de prendre les précautions nécessaires pour vous assurer que le site que vous sélectionnez pour votre usage n’est pas infecté de virus ou d’autres parasites de nature destructrice.

Responsabilité

Le CPE n’est pas responsable de l’exactitude des renseignements que vous fournissez sur notre site Internet.

Le CPE ne peut être tenu responsable de quelque dommage que ce soit causé de façon directe ou indirecte du fait de l’utilisation ou de la non-utilisation des informations diffusées sur le site.

Le CPE ne garantit pas que le site ou son contenu ne feront pas l’objet d’interruptions ou d’erreurs, que les défauts éventuels seront corrigés, ni que le site ou le serveur qui l’héberge sont libres de virus ou d’autres éléments nuisibles.

Informations additionnelles

Pour toute demande d’information ou mise à jour concernant vos renseignements personnels, veuillez communiquer avec la Responsable de la protection des renseignements personnels, Geneviève Demers, par téléphone au 819 367-2248 poste 2325 ou par courriel à l'adresse genevieve.demers@cpelapetiteecole.com

Modification

Le CPE se réserve le droit de modifier sa Politique de confidentialité à sa discrétion. Le CPE rendra disponible, sur son site Internet et dans ses installations toute modification éventuelle de cette Politique de confidentialité.

ANNEXE 2 – PROCÉDURE DE NUMÉRISATION

La personne responsable de la numérisation :

Effectue la préparation physique des documents à numériser (enlève les trombones et les agrafes);
Numérise les documents et demeure présente tout au long du processus afin de protéger l’intégrité des données numérisées;
Effectue une vérification exhaustive des documents numérisés afin de s’assurer de la quantité, de la qualité et de l’intégrité des documents reproduits. Elle vérifie que :
- les documents numérisés sont conformes aux documents sources;
- les données sont lisibles et de bonne qualité (sans perte de détail ou d’information);
- le recto verso a bien été fait, le cas échéant; si l’option recto verso a fait en sorte de laisser des pages blanches, elle élimine ces dernières;
- les documents ou les pages ont été numérisés dans le bon sens.
Vérifie que le nombre de documents ou de pages est exact (si des pages manquent, elle reprend la numérisation au complet);
Renomme les fichiers PDF selon la convention de nommage établie dans le CPE;
Enregistre le ou les fichiers PDF dans le logiciel approprié du CPE.

ANNEXE 3 - TECHNIQUES DE DESTRUCTION DÉFINITIVE DE DOCUMENTS

Techniques de destruction définitive de documents[1]

Support utilisé	Exemples de méthodes de destruction
Papier (original et toutes les copies)	Déchiqueteuse
Médias numériques que l'on souhaite réutiliser ou recycler Ex. cartes mémoires flash (carte sd), clés USB, disque dur d'ordinateur...	Formatage, réécriture, déchiquetage numérique (logiciel effectuant une suppression sécuritaire et qui écrira de l'information aléatoire à l'endroit où se trouvait le fichier supprimé)
Médias numériques non réutilisables Ex. CD, DVD, cartes mémoires flash, clés USB et disques durs qui ne seront plus utilisés...	Destruction physique : déchiquetage (la plupart des déchiqueteuses pourront détruire les CD et DVD) Démagnétiseur pour les disques durs
Machines contenant des disques durs Ex. photocopieur, télécopieur, numériseur, imprimante...	Écrasement des informations sur le disque dur ou disque dur enlevé et détruit lorsque les machines sont remplacées

[1] Commission d’accès à l’information, Procédure de destruction, en ligne : https://www.cai.gouv.qc.ca/entreprises/procedure-de-destruction/

ANNEXE 4 - REGISTRE DES INCIDENTS DE CONFIDENTIALITÉ

Registre des incidents de confidentialité

Date ou période de l’incident	Personnes concernées (informations compromises)	Description des circonstances de l’incident	Prise de connaissance de l’incident	Nombres de personnes concernées par l’incident	Description des éléments qui amènent à conclure qu’il existe ou non un risque qu’un préjudice sérieux[2] soit causé aux personnes concernées	Date de transmission de l’avis à la Commission d’accès à l’information	Date de transmission des avis aux personnes concernées	Description des mesures prises afin de diminuer les risques qu’un préjudice soit causé

[2] L’évaluation du risque de préjudice sérieux tient compte notamment des éléments suivants : la sensibilité des renseignements personnels concernés; les utilisations malveillantes possibles des renseignements et les conséquences appréhendées de l’utilisation des renseignements et la probabilité qu’ils soient utilisés à des fins préjudiciables.

ANNEXE 5 - PROCÉDURE DE TRAITEMENT DES PLAINTES EN LIEN AVEC LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Réception de la plainte

Toute personne qui souhaite formuler une plainte relative à l’application de la présente politique ou, plus généralement, à la protection de ses renseignements personnels par le CPE, doit le faire par écrit en s’adressant à la Responsable de la protection des renseignements personnels du CPE.

La personne devra indiquer son nom, ses coordonnées pour le joindre, incluant un numéro de téléphone, ainsi que l’objet et les motifs de sa plainte, en donnant suffisamment de détails pour que celle-ci puisse être évaluée par le CPE. Si la plainte formulée n’est pas suffisamment précise, le responsable de la protection des renseignements personnels peut requérir toute information additionnelle qu’il juge nécessaire pour pouvoir évaluer la plainte.

Traitement de la plainte

Le CPE s’engage à traiter toute plainte reçue de façon confidentielle.

La plainte est traitée dans un délai raisonnable. La Responsable de la protection des renseignements personnels doit évaluer la plainte et formuler une réponse motivée écrite à la personne plaignante.

Cette évaluation visera à déterminer si le traitement des renseignements personnels par le CPE est conforme à la présente politique et pratique en place au sein de l’organisation et à la législation ou réglementation applicable.

Dossier de plainte

Le CPE doit constituer un dossier distinct pour chacune des plaintes qui lui sont adressées en vertu de la présente procédure de traitement de plainte. Chaque dossier contient la plainte, l’analyse et la documentation à l’appui de son évaluation, ainsi que la réponse écrite envoyée à la personne plaignante.

ANNEXE 6 - TABLEAU DU CODE D'ÉTHIQUE INCLUANT L'ENGAGEMENT À SIGNER

Voici le code d’éthique qui nous a servi de base pour établir nos fondements professionnels. Ce document propose les orientations suivantes : maturité, authenticité, partenariat, créativité, objectivité et ouverture d’esprit. Ainsi, Les Services de Garde La Petite École s’en inspire dans le but d'offrir une qualité de service évolutive en intervenant avec cohérence.

Par rapport aux enfants	Par rapport aux parents	Par rapport à la profession	Par rapport au milieu de travail	Par rapport à la société
Assurer le bien-être, la santé et la sécurité des enfants (affectif, physique, social et cognitif)	Établir un contact régulier (sourire - saluer)	Être constante lors des interventions et appliquer le processus de	Discuter dans des lieux et des moments opportuns et assurer la confidentialité des échanges	Créer et entretenir des liens positifs avec la communauté
Assurer un encadrement démocratique et cohérent	Accueillir les familles et valoriser leurs compétences	Faire preuve de souplesse et s'adapter	Privilégier la communication directe et respecter la hiérarchie	Faciliter l'intégration sociale des familles dans la communauté
Établir et développer un lien signifiant avec chacun des enfants	Échanger des informations pertinentes et constructives sur le développement de leur enfant	Utiliser différentes stratégies d'intervention pour mener à bien les tâches et responsabilités liées à la profession	Reconnaître et valoriser les compétences de chaque membre de l'équipe	Connaître les valeurs et les enjeux reliés au réseau ainsi qu'à la profession et s'engager à les promouvoir
Reconnaître et respecter l'enfant dans son unicité et utiliser ses forces	S'ouvrir à la diversité des familles et permettre leur intégration sociale	Être authentique, se connaître, être consciente de sa vulnérabilité et se remettre en question	S'assurer que le travail d'équipe soit basé sur le soutien, la coopération et la collaboration	Encourager et soutenir de bonnes pratiques en matière d'éducation citoyenne
Appliquer les connaissances reliées au développement de l'enfant	Bien discerner notre rôle professionnel de nos relations personnelles avec les parents	Adopter des saines habitudes de vie, être en bonne santé physique et mentale	Contribuer à la cohérence pédagogique	Créer des partenariats qui contribuent à la qualité du milieu et du réseautage
Favoriser et soutenir le développement global	Reconnaître le parent comme premier responsable de son enfant	Être loyale envers la profession	Agir de façon à favoriser les échanges professionnels et à élaborer des stratégies pédagogiques visant la qualité d'intervention	Connaître les ressources et favoriser le réseau
Utiliser le jeu comme levier de l'apprentissage actif	Éviter les jugements, être consciente de ses perceptions et en tenir compte	Actualiser et améliorer ses connaissances et ses compétences, faire preuve de curiosité intellectuelle	Partager ses savoirs professionnels	S'engager dans des actions qui contribuent à la promotion du développement durable
Établir des liens chaleureux et généreux	Respecter l'intimité des familles en prônant la confidentialité et la discrétion	Être empathique et faire preuve d'objectivité	Faire preuve de loyauté envers son employeur
S'amuser et être dynamique	Développer et entretenir des relations professionnelles avec les familles	Être disponible et engagée	Être à l'affut des normes et des règles
	Devenir partenaire d'éducation en collaborant et coopérant	Développer ses habiletés à collaborer et à coopérer
		Demeurer consciente de l'impact de nos actions et s'assurer qu'elles n'entravent pas la crédibilité de la profession
		Développer sa capacité de communication verbale et écrite
		Exercer sa profession avec enjouement

Selon la loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé : en tant qu’employé de l’établissement Les Services de Garde La Petite École Inc., je m’engage, sans limites de temps, à garder le secret le plus entier, à ne pas communiquer ou permettre que soit communiqué à quiconque quelque renseignement ou document, quel qu’en soit le support, qui me sera communiqué ou dont je prendrai connaissance dans l’exercice ou à l’occasion de l’exécution de mes fonctions.

Signé à ___________________________ Date : ____________________

Signature : ____________________________________________________

ANNEXE 7 - AUTORISATION EXTRAITE DE LA FICHE D'INSCRIPTION

AUTORISATION PARENTALE

PHOTOS ET OUTILS DE DEPISTAGE

Nom de l'enfant:_________________ Nom du parent:__________________

PRISE ET UTILISATION DE PHOTOS

La direction du CPE La Petite École désire obtenir votre consentement pour la prise et la publication de photos de votre enfant dans le cadre d’activités éducatives, de projets de groupe ou de sorties.

Ces photos pourraient être publiées :

Sur les médias sociaux, site Internet du CPE ainsi que dans certaines publications du CPE (exemples : babillard, communiqués, etc.).
Dans les publications des municipalités du CPE (le Causeur, l’Écho, etc.).

	Oui, j’autorise que des photos de mon enfant soient prises en sachant qu’elles pourraient être utilisées sur les médias sociaux, sur Internet et dans certaines publications du CPE.
	Non, je n’autorise pas que des photos de mon enfant soient publiées.

UTILISATION D’OUTILS DE DÉPISTAGE

Pour soutenir le développement de l’enfant, des outils de dépistage (ASQ, ASQ-SÉ, GED) ou l’aide de professionnel peuvent être utilisés dans le but d’accompagner l’enfant dans ses apprentissages.

	Oui, j’autorise le prestataire de service à utiliser des outils de dépistage ou l’aide professionnelle pour le mieux-être de mon enfant.
	Non, je n’autorise pas le prestataire de service à utiliser des outils de dépistage.

___________________________________ ________________
Signature de l’autorité parentale Date

ANNEXE 8 - AUTORISATION À COMMUNIQUER DES RENSEIGEMENTS CONTENUS AU DOSSIER D'UN ENFANT

FORMULAIRE DE CONSENTEMENT

Je, _______________________________ en ma qualité de ________________, consens et autorise les établissements, organismes ou professionnels suivants :

(S.v.p. cocher)

	CSSS de Bécancour-Nicolet-Yamaska		Centre de services en déficience intellectuelle
	CSSS Arthabaska/Érable		Centre de réadaptation Interval
	Centre de la Petite Enfance (Préciser : ______________________)		Commission scolaire (Préciser : ______________________)
	Centre de réadaptation en déficience intellectuelle et troubles envahissants du développement		Centre jeunesse de la Mauricie et du Centre-du-Québec
	Autres, préciser : ____________________________

à échanger verbalement entre eux tous les renseignements pertinents et utiles obtenus dans le cadre de l'exercice de leurs fonctions, afin de dresser un bilan de la situation concernant :

Nom : ____________________________ Prénom : _____________________________

Date de naissance : ________________________________

N.B. Les discussions concernant la situation veulent permettre un partage d'informations et d'expertise entre les professionnels provenant des établissements et organismes représentés pour faire un bilan de la situation actuelle. Elles veulent aussi permettre des suggestions d'orientation ou de co-intervention aux intervenants responsables des dossiers. Les recommandations émises ne sauraient être interprétées ou utilisées de manière à remplacer en totalité ou en partie de quelle que façon que ce soit, la décision au droit de l'usager ou à ses représentants.

La présente autorisation est valide à compter de la signature des parties pour la ou les rencontre(s) d'étude des besoins ou jusqu'à celle du plan de services individualisés (PSI) s'il y a lieu, sans dépasser toutefois le délai de six (6) mois à compter de ce jour.

EN FOI DE QUOI, j'ai signé à _________________________, le _____________________

______________________________________
Signature de l’autorité parentale